Gây sốc: 80% tổn thất đến từ thiết bị kém

Khi sản xuất bị thiếu hụt, nhiều nhóm đổ lỗi cho lao động, nhu cầu hoặc sự chậm trễ giao hàng. Tôi thường tìm thấy một nguyên nhân khác rõ ràng: thiết bị quá cũ, không phù hợp với công việc hoặc không được kiểm tra thường xuyên. Tuyên bố “thiết bị kém gây ra 80% tổn thất” không nên được coi là một thực tế phổ biến. Mỗi công ty cần có hồ sơ riêng để xác nhận con số thực. Tuy nhiên, các công cụ bị hư hỏng, máy móc không ổn định và bảo trì yếu kém có thể gây ra tổn thất do thời gian ngừng hoạt động, lãng phí, làm lại, sử dụng năng lượng và bỏ lỡ đơn hàng. Tôi đã thấy những vấn đề về thiết bị nhỏ phát triển thành những vấn đề kinh doanh tốn kém. Một cảm biến lỏng lẻo có thể làm dừng dây chuyền sản xuất. Một lưỡi cắt bị mòn có thể làm hỏng cả mẻ. Xe giao hàng kiểm soát nhiệt độ kém có thể ảnh hưởng đến hàng hóa trước khi đến tay khách hàng. Tin tốt là những tổn thất này có thể được đo lường và giảm thiểu bằng cách đánh giá thiết bị rõ ràng. Nhìn xa hơn giá mua Một chiếc máy giá rẻ có thể có vẻ hấp dẫn khi ngân sách eo hẹp. Hóa đơn mua hàng chỉ là một phần chi phí. Tôi cũng kiểm tra: - Tần suất sửa chữa - Giá phụ tùng thay thế - Mức sử dụng điện hoặc nhiên liệu - Thời gian thiết lập - Tốc độ đầu ra - Lãng phí sản phẩm - Nhu cầu đào tạo người vận hành - Thời gian ngừng hoạt động trong khi bảo trì - Tuổi thọ dự kiến ​​Một chiếc máy có chi phí ban đầu thấp hơn có thể cần sửa chữa nhiều hơn và tạo ra nhiều lãng phí hơn theo thời gian. Một lựa chọn có giá cao hơn có thể phù hợp với công việc hơn, nhưng quyết định phải đến từ hồ sơ dịch vụ và dữ liệu vận hành chứ không phải từ hình thức bên ngoài hoặc tuyên bố bán hàng. Tìm nơi bắt đầu tổn thất Tôi khuyên bạn nên theo dõi các sự cố liên quan đến thiết bị trong ít nhất bốn tuần. Hồ sơ không cần phải phức tạp. Đối với mỗi sự cố, hãy ghi lại: - Tên và kiểu thiết bị - Ngày và giờ xảy ra sự cố - Loại lỗi - Số giờ làm việc bị mất - Vật liệu bị ảnh hưởng - Chi phí sửa chữa - Những người liên quan - Hành động được thực hiện Quá trình này thường bộc lộ một khuôn mẫu. Một chiếc máy có vẻ đáng tin cậy vì mỗi lần nó chỉ dừng trong một khoảng thời gian ngắn. Khi cộng những điểm dừng lỗ ngắn hạn đó lại với nhau, tổng tổn thất có thể lớn hơn nhiều so với dự kiến. Một phép tính đơn giản có thể giúp: Tổng tổn thất thiết bị = chi phí thời gian ngừng hoạt động + chi phí sửa chữa + chi phí lãng phí + chi phí trì hoãn Chi phí thời gian ngừng hoạt động có thể bao gồm lương của công nhân trong thời gian ngừng hoạt động, mất sản xuất hoặc bỏ lỡ thời điểm giao hàng. Chi phí chậm trễ phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của vấn đề đến khách hàng và các nhóm khác. Tách lỗi thiết bị khỏi lỗi quy trình Không phải mọi tổn thất đều do bản thân máy. Người vận hành được đào tạo kém, hướng dẫn công việc không rõ ràng, tài liệu sai hoặc cài đặt không phù hợp có thể tạo ra kết quả tương tự. Tôi hỏi ba câu hỏi: 1. Thiết bị có bị lỗi khi sử dụng đúng cách không? 2. Máy có phù hợp với nhiệm vụ không? 3. Người vận hành có được đào tạo rõ ràng không? Điều này giữ cho việc đánh giá được công bằng. Việc thay thế thiết bị sẽ không giải quyết được vấn đề do thiết lập kém. Việc đào tạo nhiều hơn sẽ không khắc phục được động cơ sắp hết tuổi thọ sử dụng. Lập kế hoạch bảo trì cơ bản Kế hoạch bảo trì không cần phải khó khăn. Nó có thể bao gồm kiểm tra hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Kiểm tra hàng ngày có thể bao gồm: - Tiếng ồn bất thường - Rò rỉ dầu hoặc không khí - Các bộ phận lỏng lẻo - Thông báo lỗi - Thay đổi nhiệt độ - Bảo vệ an toàn Kiểm tra hàng tuần có thể bao gồm làm sạch, siết chặt, bôi trơn và kiểm tra bộ lọc. Kiểm tra hàng tháng có thể bao gồm các kết nối điện, hiệu chuẩn, mức độ hao mòn và lịch sử dịch vụ. Tôi thích những cuộc kiểm tra ngắn được hoàn thành theo lịch trình đã định. Chờ đợi sự cố hoàn toàn thường tạo ra nhiều áp lực hơn, lãng phí hơn và khó đưa ra quyết định sửa chữa hơn. Thay thế thiết bị dựa trên bằng chứng Việc thay thế có ý nghĩa khi chi phí duy trì một chiếc máy cao hơn chi phí của một thiết bị thay thế phù hợp. Các dấu hiệu hữu ích bao gồm: - Hỏng hóc nhiều lần - Khó tìm nguồn linh kiện - Chi phí sửa chữa tăng - Sản lượng không còn đáp ứng nhu cầu - Hiệu suất an toàn kém - Sử dụng năng lượng cao - Thời gian thiết lập dài - Vấn đề về chất lượng sản phẩm Công ty nên so sánh tổng chi phí sở hữu chứ không chỉ giá mua mới. Sản phẩm thay thế có thể không cần phải là model cao cấp nhất. Nó phải phù hợp với khối lượng công việc, không gian sẵn có, kỹ năng của người vận hành, khả năng tiếp cận dịch vụ và ngân sách. Ví dụ thực tế Một doanh nghiệp đóng gói nhỏ đã mất vài giờ mỗi tuần vì máy hàn kín của họ ngừng hoạt động trong thời gian sản xuất bận rộn. Ban đầu, nhóm cho rằng người vận hành đang làm việc quá nhanh. Sau bốn tuần ghi chép, nguyên nhân đã dễ thấy hơn. Bộ phận làm nóng bị mòn, cảm biến nhiệt độ không được kiểm tra thường xuyên, máy không có lịch vệ sinh rõ ràng. Doanh nghiệp cũng đã sử dụng vật liệu đóng gói yêu cầu phạm vi nhiệt độ khác. Công ty đã thay đổi cảm biến, thêm danh sách kiểm tra vệ sinh, đào tạo người vận hành về cách cài đặt nhiệt độ và giữ lại một bộ phận làm nóng dự phòng. Nhóm không cần phải thay thế toàn bộ máy. Thời gian ngừng hoạt động giảm xuống vì việc sửa chữa phù hợp với nguyên nhân thực tế. Ví dụ này cho thấy tại sao việc đánh giá đầy đủ lại quan trọng. Một quyết định thay thế nhanh chóng có thể tạo ra một khoản chi phí lớn mà không giải quyết được mọi vấn đề. Thiết bị kém có thể tạo ra phần lớn tổn thất cho doanh nghiệp, nhưng tỷ lệ phần trăm đó cần phải đến từ dữ liệu của chính bạn. Tôi bắt đầu với những ghi chép chứ không phải những giả định. Tôi đo lường thời gian ngừng hoạt động, lãng phí, sửa chữa và chậm trễ. Tôi cùng nhau kiểm tra máy, quy trình và người vận hành. Khi các quyết định về thiết bị dựa trên bằng chứng rõ ràng, các công ty có thể chi tiêu với sự kiểm soát tốt hơn và giảm thiểu các vấn đề dễ bị bỏ qua.

Thiết bị có thể có giá cao hơn giá mua. Tôi đã thấy các doanh nghiệp tập trung vào hóa đơn mà bỏ qua việc sử dụng năng lượng, sửa chữa, thời gian nhàn rỗi, lãng phí sản phẩm và giờ làm việc của nhà điều hành. Một cỗ máy có thể vẫn đang chạy nhưng lợi nhuận có thể giảm đi mỗi ngày. Các dấu hiệu thường dễ bị bỏ sót: - Hóa đơn năng lượng tăng mà không có lý do rõ ràng - Việc sửa chữa xảy ra thường xuyên hơn - Sản xuất chậm lại trong một số ca nhất định - Người vận hành dành thời gian điều chỉnh máy - Phế liệu và việc làm lại trở nên phổ biến hơn - Các bộ phận thay thế mất nhiều thời gian hơn để tìm nguồn - Thiết bị chạy dưới công suất định mức - Nhân viên dựa vào các giải pháp thủ công. Đánh giá hữu ích bắt đầu bằng thực tế thay vì phỏng đoán. ## Kiểm tra toàn bộ chi phí vận hành Tôi xem xét năm lĩnh vực chi phí: Năng lượng Động cơ cũ hơn, vòng đệm kém, bộ lọc bị chặn và cài đặt không chính xác có thể làm tăng mức sử dụng điện năng. So sánh việc sử dụng năng lượng trong các giai đoạn sản xuất tương tự. Sự gia tăng đột ngột có thể là do hao mòn hoặc có vấn đề về thiết lập. Bảo trì Ghi lại mọi sửa chữa, bao gồm nhân công, phụ tùng, di chuyển và thời gian sản xuất bị mất. Một sửa chữa nhỏ có thể không có vẻ nghiêm trọng. Việc sửa chữa nhiều lần có thể cho thấy nguyên nhân chính vẫn chưa được giải quyết. Thời gian ngừng hoạt động Ghi lại thời điểm thiết bị dừng, thiết bị ngoại tuyến trong bao lâu và nguyên nhân gây ra gián đoạn. Việc ngừng hoạt động trong hai giờ cũng có thể ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng, kế hoạch nhân viên và đơn đặt hàng của khách hàng. Chất lượng đầu ra Đo lường sản phẩm bị từ chối, làm lại và trả lại của khách hàng. Thiết bị tạo ra nhiều lỗi hơn có thể tạo ra chi phí lớn hơn thiết bị dừng hoạt động trong thời gian ngắn. Lao động Hãy xem thời gian nhân viên dành để vệ sinh, điều chỉnh, tải, kiểm tra hoặc sửa chữa máy. Lao động thêm có thể cho thấy thiết bị không còn phù hợp với quy trình hiện tại. ## So sánh chi phí với sản lượng hữu ích Chi phí theo giờ của máy ít quan trọng hơn chi phí cho mỗi đơn vị có thể sử dụng được. Ví dụ, một công ty đóng gói nhỏ đã sử dụng một chiếc máy chiết rót đã hơn mười năm tuổi. Máy vẫn được sử dụng nhưng người vận hành phải điều chỉnh nhiều lần trong mỗi ca. Trọng lượng sản phẩm đa dạng, dẫn đến việc phải kiểm tra thêm và làm lại một số lần. Công ty đã xem xét hồ sơ trong ba tháng: - Lượng điện sử dụng trong quá trình sản xuất - Hóa đơn bảo trì - Thời gian điều chỉnh của người vận hành - Vật liệu bị mất trong quá trình thiết lập - Làm lại và các đơn vị bị loại bỏ - Số giờ bị mất do dừng ngoài kế hoạch. Việc xem xét cho thấy rằng máy không phải là nguồn chi phí duy nhất. Vấn đề lớn hơn đến từ sự kết hợp giữa thời gian điều chỉnh, lãng phí sản phẩm và thời gian dừng sản xuất ngắn. Công ty đã quyết định sửa chữa hệ thống điều khiển và thay đổi quy trình kiểm tra trước khi xem xét thay thế toàn bộ. Cách tiếp cận đó đã mang lại cho nhóm thông tin tốt hơn. Nó cũng làm giảm nguy cơ mua thiết bị mới mà không sửa chữa quy trình xung quanh nó. ## Sử dụng đánh giá thiết bị đơn giản. Tôi khuyên bạn nên tạo một bản ghi cho mỗi máy. Giữ định dạng dễ cập nhật. Bao gồm: 1. Ngày mua và điều kiện dịch vụ dự kiến ​​2. Số giờ hoạt động trung bình mỗi tháng 3. Sử dụng năng lượng trong quá trình sản xuất bình thường 4. Chi phí bảo trì theo kế hoạch 5. Chi phí sửa chữa ngoài kế hoạch 6. Thời gian ngừng hoạt động trung bình 7. Sản lượng mỗi giờ 8. Tỷ lệ phế liệu và làm lại 9. Số giờ vận hành cần thiết 10. Các bộ phận thay thế thông thường Xem lại hồ sơ hàng tháng. Hãy tìm những thay đổi, không chỉ những con số lớn. Việc tăng dần chi phí sửa chữa có thể hữu ích hơn việc sửa chữa tốn kém chỉ xảy ra một lần. ## Kiểm tra xem máy có kích thước chính xác hay không Thiết bị có thể trở nên đắt tiền khi nó quá lớn hoặc quá nhỏ cho công việc. Một chiếc máy có công suất dư thừa có thể sử dụng nhiều năng lượng hơn mức cần thiết. Một máy có công suất hạn chế có thể chạy trong thời gian dài hơn, cần điều chỉnh thường xuyên hơn hoặc tạo ra tình trạng tắc nghẽn trong sản xuất. Hãy đặt những câu hỏi sau: - Máy có phù hợp với khối lượng sản xuất hiện tại không? - Nó có chạy gần phạm vi hoạt động bình thường không? - Sản phẩm hoặc chất liệu có thay đổi kể từ khi mua không? - Các cài đặt có dựa trên yêu cầu hiện tại không? - Có thể loại bỏ một bước trong quy trình mà không ảnh hưởng đến chất lượng không? Câu trả lời đúng có thể là sửa chữa, thay đổi quy trình, nâng cấp bộ điều khiển hoặc thay thế. Việc mua thiết bị mới chỉ là một lựa chọn. ## Xây dựng kế hoạch bảo trì dựa trên tình trạng. Lịch trình cố định có thể hữu ích nhưng có thể không giải quyết được mọi vấn đề. Tôi thích kết hợp kiểm tra theo lịch trình với các bản ghi điều kiện. Theo dõi các dấu hiệu như: - Tiếng ồn hoặc rung bất thường - Nhiệt độ cao hơn - Thời gian khởi động lâu hơn - Sử dụng điện năng nhiều hơn - Mã cảnh báo lặp lại - Công suất thấp hơn - Vệ sinh hoặc điều chỉnh thường xuyên hơn. Những dấu hiệu này không chứng minh rằng máy cần được thay thế. Chúng chỉ ra nơi kỹ thuật viên nên kiểm tra thiết bị. Sử dụng hướng dẫn của nhà sản xuất và hỗ trợ dịch vụ đủ tiêu chuẩn khi việc sửa chữa liên quan đến hệ thống điện, áp suất, nhiệt, nâng hoặc các rủi ro an toàn khác. Không nên yêu cầu nhân viên thực hiện công việc ngoài quá trình đào tạo của họ. ## Quyết định bằng sự so sánh rõ ràng Trước khi thay thế thiết bị, hãy so sánh phương án hiện tại với các phương án thay thế có sẵn. So sánh cơ bản có thể bao gồm: - Chi phí sửa chữa - Tuổi thọ sửa chữa dự kiến ​​- Chi phí thay thế - Công việc lắp đặt - Nhu cầu đào tạo - Sử dụng năng lượng - Sản lượng dự kiến ​​- Khả năng tiếp cận bảo trì - Tính sẵn có của phụ tùng - Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Tôi không coi giá mua thấp là tổng chi phí thấp. Máy rẻ hơn có thể cần nhiều nhân công hơn, bảo trì thường xuyên hơn hoặc thời gian thiết lập lâu hơn. Tùy chọn có giá cao hơn cũng có thể không phù hợp nếu nó không phù hợp với quy trình làm việc. Sự lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào việc sử dụng được đo lường, nhu cầu sản xuất, điều kiện dịch vụ và năng lực của nhân viên. Thiết bị nên hỗ trợ hoạt động kinh doanh thay vì che giấu chi phí trong hoạt động hàng ngày. Khi tôi xem xét năng lượng, bảo trì, thời gian ngừng hoạt động, chất lượng và lao động cùng nhau, nguyên nhân sẽ trở nên dễ dàng hơn. Kết quả có thể là sửa chữa, điều chỉnh quy trình hoặc quyết định thay thế được hỗ trợ bởi hồ sơ thực tế.

Giá mua thấp có thể được coi là một quyết định kinh doanh thông minh. Tôi hiểu tại sao nhiều chủ sở hữu chọn thiết bị rẻ hơn: ngân sách có hạn, nhà cung cấp hứa hẹn giao hàng nhanh chóng và máy dường như cung cấp chức năng cơ bản giống như mẫu máy có giá cao hơn. Hóa đơn mua hàng chỉ kể một phần câu chuyện. Chi phí thực tế có thể xuất hiện muộn hơn do việc sửa chữa, mất giờ làm việc, sử dụng năng lượng cao hơn, sản lượng kém, lo ngại về an toàn và thay thế sớm. Một chiếc máy tiết kiệm được 2.000 USD khi mua có thể tạo ra chi phí lớn hơn nhiều trong quá trình vận hành hàng ngày. Tôi xem xét toàn bộ thời gian hoạt động của thiết bị chứ không chỉ ở mức giá của nó. Một hội thảo nhỏ đưa ra một ví dụ phổ biến. Gia chủ mua một chiếc máy nén khí giá rẻ về sơn và vệ sinh. Máy nén hoạt động trong vài tuần đầu tiên, tuy nhiên động cơ của nó nóng lên trong thời gian dài làm việc. Áp suất giảm khi sử dụng súng phun, do đó lớp sơn hoàn thiện không đồng đều. Sau đó, xưởng sẽ chi tiền cho các bộ lọc, sửa chữa, nhân công thêm và làm lại. Thiết bị này rẻ. Công việc thì không. Dưới đây là chi phí tôi kiểm tra trước khi chọn bất kỳ máy nào. 1. Thời gian ngừng hoạt động Khi thiết bị ngừng hoạt động, hoạt động sản xuất có thể dừng theo đó. Một máy đóng gói cần sửa chữa trong một ngày có thể ảnh hưởng đến đơn hàng, lịch giao hàng và kế hoạch nhân sự. Hóa đơn sửa chữa trực tiếp có thể trông nhỏ. Số giờ làm việc bị mất có thể cao hơn nhiều. Tôi hỏi nhà cung cấp: - Mẫu này có cần bảo dưỡng thường xuyên không? - Bộ phận nào thường bị hỏng? - Thời gian sửa chữa mất bao lâu? - Phụ tùng thay thế có dễ kiếm không? - Có hỗ trợ kỹ thuật ở khu vực của tôi không? Một câu trả lời rõ ràng mang lại cho tôi nhiều thông tin hữu ích hơn là chỉ đưa ra mức giá thấp. 2. Bảo trì và phụ tùng Một số máy giá rẻ sử dụng các linh kiện khó tìm. Một đai, cảm biến, máy bơm hoặc bảng điều khiển đơn giản có thể yêu cầu đơn đặt hàng đặc biệt. Máy vẫn không được sử dụng trong khi bộ phận đang được vận chuyển. Trước khi mua, tôi kiểm tra lịch bảo trì và giá thành các linh kiện thay thế thông thường. Tôi cũng hỏi liệu kỹ thuật viên có trình độ có thể làm việc trên thiết bị hay không. Máy có giá mua cao hơn có thể dễ bảo trì hơn. Sự khác biệt đó có thể bảo vệ dòng tiền trong vài năm. 3. Sử dụng năng lượng Chi phí năng lượng có thể thay đổi tổng chi phí sở hữu. Động cơ, máy sưởi, máy nén hoặc thiết bị làm lạnh giá rẻ có thể tiêu thụ nhiều điện hơn trong mỗi ca làm việc. Sự khác biệt có thể trông nhỏ vào một ngày. Trong 300 ngày làm việc, nó có thể trở thành chi phí kinh doanh thường xuyên. Ví dụ, một quán cà phê có thể chọn một chiếc tủ lạnh giá rẻ sử dụng nhiều điện hơn và gặp khó khăn trong căn bếp ấm áp. Chủ sở hữu phải trả nhiều tiền điện hơn và cũng có thể bị mất hàng khi nhiệt độ bên trong không ổn định. Tôi so sánh công suất định mức, số giờ hoạt động dự kiến, điều kiện sử dụng và dữ liệu năng lượng trước khi đưa ra quyết định. 4. Chất lượng đầu ra Thiết bị phải hỗ trợ công việc ổn định. Máy cắt giá rẻ có thể tạo ra kết quả chấp nhận được trong thời gian thử nghiệm ngắn. Sau vài giờ, độ rung có thể ảnh hưởng đến độ chính xác. Máy in giá rẻ có thể để lại màu không đều hoặc cần vệ sinh nhiều hơn. Một máy bơm giá rẻ có thể cung cấp dòng chảy không ổn định khi nhu cầu thay đổi. Sản lượng kém tạo ra chi phí lao động tiềm ẩn. Nhân viên có thể cần kiểm tra, sửa chữa, phân loại hoặc lặp lại công việc. Khách hàng cũng có thể nhận thấy sự chậm trễ hoặc chất lượng không nhất quán. Tôi kiểm tra thiết bị trong điều kiện làm việc bình thường chứ không chỉ trong thời gian ngắn. 5. An toàn và đào tạo Một chiếc máy không có bộ phận bảo vệ thích hợp, bộ điều khiển rõ ràng hoặc tính năng tắt máy đáng tin cậy có thể gây ra những rủi ro nghiêm trọng. Sự an toàn không bao giờ nên được đánh đổi với giá mua thấp hơn. Tôi kiểm tra hướng dẫn sử dụng, các biện pháp kiểm soát tình trạng khẩn cấp, giới hạn vận hành và nhu cầu đào tạo. Tôi cũng xác nhận rằng thiết bị này phù hợp với nơi làm việc và những người sẽ sử dụng nó. Tài liệu tốt quan trọng. Nhân viên phải biết cách vận hành, vệ sinh, kiểm tra và tắt máy. 6. Phù hợp với khối lượng công việc thực tế Một số người mua chọn thiết bị quá nhỏ vì giá cả có vẻ dễ quản lý hơn. Những người khác mua một chiếc máy lớn sử dụng nhiều không gian, năng lượng và thời gian của nhân viên hơn nhu cầu kinh doanh. Tôi ước tính khối lượng công việc thực tế: - Khối lượng hàng ngày dự kiến ​​- Thời gian hoạt động cao điểm - Diện tích sàn sẵn có - Nguồn điện hoặc nhiên liệu cần thiết - Kích thước và vật liệu sản phẩm - Số lượng người vận hành - Tăng trưởng kinh doanh theo kế hoạch Thiết bị phù hợp phải phù hợp với công việc. Giá thấp không giúp ích gì nếu máy không thể đáp ứng nhu cầu bình thường. 7. Bảo hành và hỗ trợ nhà cung cấp Bảo hành có giá trị giới hạn nếu khó liên hệ với nhà cung cấp hoặc việc sửa chữa mất quá nhiều thời gian. Tôi đã đọc các điều khoản bảo hành trước khi ký. Tôi kiểm tra xem chế độ bảo hành bao gồm những gì, loại trừ những gì, ai trả tiền vận chuyển và cách xử lý các yêu cầu dịch vụ. Tôi cũng tìm kiếm các đánh giá của khách hàng thảo luận về hỗ trợ sau khi mua hàng. Các bài đánh giá về việc giao hàng rất hữu ích nhưng các nhận xét về việc sửa chữa và phụ tùng thay thế cho tôi biết thêm về dịch vụ lâu dài. Một cách đơn giản để so sánh thiết bị là tính toán chi phí ước tính trong vòng ba đến năm năm: Giá mua + lắp đặt + năng lượng + bảo trì + sửa chữa + đào tạo + thời gian ngừng hoạt động − giá trị bán lại Kết quả không phải là một dự báo hoàn hảo. Nó cho tôi cơ sở để so sánh tốt hơn so với chỉ giá mua. Thiết bị giá rẻ không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tồi. Một chiếc máy cơ bản có thể hoạt động tốt khi khối lượng công việc nhẹ, thiết kế đơn giản và các bộ phận dễ thay thế. Mối lo ngại bắt đầu khi mức giá thấp che giấu sự hỗ trợ yếu kém, mức sử dụng năng lượng cao, sản lượng không ổn định hoặc nhu cầu sửa chữa thường xuyên. Trước khi chọn, tôi hỏi một câu hỏi thực tế: “Tôi sẽ phải trả bao nhiêu tiền cho thiết bị này sau khi tôi sử dụng nó trong ba năm?” Câu hỏi đó chuyển trọng tâm từ giá thanh toán sang hiệu quả kinh doanh. Một chiếc máy phù hợp sẽ giúp kiểm soát chi phí hàng ngày, hỗ trợ công việc ổn định và phù hợp với con người cũng như điều kiện sẽ sử dụng nó.

Hầu hết các khoản lỗ trong kinh doanh không bắt đầu khi tiền rời khỏi tài khoản. Họ thường bắt đầu sớm hơn nhiều: Báo giá được gửi mà không kiểm tra toàn bộ chi phí. Một yêu cầu của khách hàng bị bỏ lỡ. Một thành viên trong nhóm dành hàng giờ cho công việc chưa bao giờ được phê duyệt. Một sản phẩm được bán với mức giá không bao gồm chi phí vận chuyển, nhân công, hỗ trợ và trả lại. Đó là lý do tại sao ý tưởng “80% tổn thất bắt đầu từ đây” lại hữu ích, ngay cả khi tỷ lệ phần trăm chính xác thay đổi tùy theo hoạt động kinh doanh. Điểm khởi đầu thường là một khoảng trống nhỏ trong quy trình mà không ai theo dõi. Tôi đã thấy điều này xảy ra ở các công ty dịch vụ, cửa hàng trực tuyến và doanh nghiệp địa phương. Một chi tiết bị bỏ sót có thể trông vô hại. Lặp đi lặp lại hàng tuần, nó có thể làm giảm lợi nhuận mà không tạo ra cảnh báo rõ ràng. ## Dấu hiệu cảnh báo đầu tiên là việc theo dõi chi phí không rõ ràng Nhiều chủ sở hữu theo dõi doanh thu nhưng không theo dõi toàn bộ chi phí đằng sau mỗi lần bán. Đơn hàng trị giá 1.000 USD có thể trông có lãi cho đến khi doanh nghiệp tính: - Thời gian của nhân viên - Vật liệu - Giao hàng - Phí thanh toán - Hỗ trợ khách hàng - Làm lại - Hoàn tiền - Quảng cáo - Thuế và phí nền tảng Nếu tổng chi phí đạt 850 USD, số tiền còn lại không bằng lợi nhuận khả dụng. Tiền thuê, phần mềm, thiết bị và thời gian quản lý vẫn cần được chi trả. Tôi thích kiểm tra lợi nhuận theo đơn hàng, dự án hoặc nhóm khách hàng hơn là chỉ nhìn vào doanh thu hàng tháng. Điều này cho thấy tiền đến từ đâu và nó đang lặng lẽ biến mất ở đâu. Một bảng đơn giản có thể giúp: | Bán | Doanh thu | Chi phí trực tiếp | Chi phí bổ sung | Lợi nhuận ước tính | |---|---:|---:|---:|---:| | Lệnh A | 1.000 USD | $620 | $180 | $200 | | Lệnh B | 1.000 USD | $620 | $310 | $70 | Cả hai đơn hàng đều mang lại doanh thu như nhau. Họ không mang lại kết quả tương tự. ## Dấu hiệu cảnh báo thứ hai là định giá dựa trên đối thủ cạnh tranh. Nhiều doanh nghiệp định giá bằng cách kiểm tra xem các công ty khác tính giá bao nhiêu. Điều này có thể tạo ra một vị thế yếu. Đối thủ cạnh tranh có thể có giá thuê thấp hơn, nhà cung cấp rẻ hơn, sản xuất nhanh hơn hoặc mô hình dịch vụ khác. Việc khớp mức giá đó mà không kiểm tra số liệu của chính bạn có thể khiến mọi giao dịch bán hàng trở nên thua lỗ. Tôi khuyên bạn nên bắt đầu với cấu trúc chi phí của riêng mình: 1. Thêm chi phí trực tiếp của sản phẩm hoặc dịch vụ. 2. Thêm thời gian cần thiết để cung cấp nó. 3. Thêm chi phí thanh toán, giao hàng, đóng gói và hỗ trợ. 4. Dành một phần giá để hoàn tiền, sửa chữa và làm lại. 5. Đặt ra mức lợi nhuận để hỗ trợ chi phí kinh doanh thông thường. Giá phải phản ánh công việc mà khách hàng nhận được và chi phí để duy trì hoạt động kinh doanh. Một công ty vệ sinh nhỏ có thể tính phí 120 USD cho một công việc vì đó là mức trung bình ở địa phương. Sau khi trả lương, đi lại, vật tư, phí đặt chỗ và thời gian liên lạc chưa thanh toán, công ty chỉ có thể giữ lại một số tiền nhỏ. Một công việc dài hơn với cùng mức giá cố định có thể tạo ra kết quả thậm chí còn yếu hơn. Người chủ có thể nghĩ vấn đề là do thiếu khách hàng. Vấn đề thực sự có thể là giá cả và thời gian sử dụng để giao mỗi lượt đặt chỗ. ## Dấu hiệu cảnh báo thứ ba là chấp nhận mọi yêu cầu của khách hàng Một doanh nghiệp linh hoạt có thể dễ dàng làm việc hơn. Những thay đổi không giới hạn sẽ tạo ra một vấn đề khác. Một dự án thiết kế có thể bao gồm hai lần sửa đổi. Nếu khách hàng gửi thêm sáu vòng chỉnh sửa nữa thì số giờ tăng thêm sẽ làm giảm lợi nhuận của dự án. Doanh nghiệp có thể vẫn nhận được khoản thanh toán đã thỏa thuận nhưng kế hoạch lợi nhuận ban đầu không còn phù hợp với công việc thực tế. Tôi sử dụng phạm vi bằng văn bản vì lý do này. Nó nên giải thích: - Những gì khách hàng nhận được - Những gì không được bao gồm - Số lượng sửa đổi được phép - Khi khách hàng phải cung cấp tài liệu - Điều gì xảy ra khi yêu cầu thay đổi - Khi đến hạn thanh toán Ranh giới rõ ràng giúp ích cho cả hai bên. Họ giảm bớt những cuộc trò chuyện khó xử sau khi công việc đã bắt đầu. ## Dấu hiệu cảnh báo thứ tư là theo dõi chậm. Việc bán hàng thua lỗ không phải lúc nào cũng đến từ đối thủ cạnh tranh tốt hơn. Đôi khi khách hàng gửi yêu cầu và nhận được phản hồi hai ngày sau đó. Đến thời điểm đó, khách hàng có thể đã chọn nhà cung cấp khác. Theo dõi chậm cũng tạo ra thêm công việc. Nhân viên dành thời gian tìm kiếm tin nhắn cũ, kiểm tra lại giá và đặt câu hỏi đã được trả lời trước đó. Một quy trình đơn giản có thể giảm thiểu sự lãng phí này: - Ghi lại mọi yêu cầu ở một nơi. - Thêm ngày và nhu cầu của khách hàng. - Đặt hành động tiếp theo. - Giao cho một người chịu trách nhiệm trả lời. - Đánh dấu kết quả sau khi liên hệ. Điều này không có nghĩa là gửi tin nhắn lặp đi lặp lại. Điều đó có nghĩa là đảm bảo mỗi yêu cầu đều nhận được phản hồi rõ ràng và trạng thái phù hợp. ## Dấu hiệu cảnh báo thứ năm là kiểm soát hàng tồn kho kém. Đối với hoạt động kinh doanh sản phẩm, tiền có thể bị mắc kẹt trong hàng tồn kho chưa bán được. Một cửa hàng có thể đặt mua nhiều sản phẩm hơn vì sản phẩm đó bán chạy trong một tháng. Nhu cầu sau đó có thể thay đổi. Hàng tồn kho vẫn còn trên kệ trong khi chi phí lưu kho vẫn tiếp tục. Một vấn đề khác xuất hiện khi các mặt hàng phổ biến không được sắp xếp lại kịp thời. Khách hàng ghé thăm, phát hiện sản phẩm không còn hàng và chọn cửa hàng khác. Tôi sẽ theo dõi bốn con số cho từng sản phẩm chính: - Số lượng bán được trong một khoảng thời gian nhất định - Thời gian trung bình trước khi bán - Lợi nhuận gộp trên mỗi đơn vị - Chi phí lưu giữ mặt hàng Điều này mang lại cái nhìn tốt hơn so với chỉ riêng khối lượng bán hàng. Một sản phẩm được bán thường xuyên vẫn có thể tạo ra kết quả kém nếu lợi nhuận của nó nhỏ và chi phí xử lý cao. ## Dấu hiệu cảnh báo thứ sáu là các quyết định dựa trên trí nhớ Trí nhớ rất hữu ích cho các cuộc trò chuyện. Nó yếu như một kỷ lục kinh doanh. Mọi người có thể nhớ đến một khách hàng có lợi nhuận cao vì khách hàng đó đã đặt một đơn hàng lớn. Họ có thể quên thời gian hỗ trợ chưa thanh toán, thanh toán chậm, đóng gói đặc biệt và những thay đổi lặp đi lặp lại. Bản ghi bằng văn bản làm cho mẫu dễ nhìn thấy hơn. Mỗi tháng, tôi sẽ xem xét: - Doanh thu theo sản phẩm hoặc dịch vụ - Lợi nhuận theo nhóm khách hàng - Tỷ lệ hoàn tiền và trả lại - Hóa đơn chưa thanh toán - Số giờ dành cho hỗ trợ - Chi phí quảng cáo trên mỗi lần bán hàng hoàn thành - Công việc được lặp lại hoặc sửa chữa. Mục tiêu không phải là tạo một báo cáo lớn. Một bản đánh giá ngắn có thể cho thấy hoạt động nào đáng được quan tâm hơn và hoạt động nào cần mức giá, quy trình hoặc giới hạn mới. ## Kiểm tra tổn thất thực tế Một doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện đánh giá này trong một buổi chiều. Chọn năm lần bán hàng gần đây. Viết ra thu nhập của mỗi người. Thêm mọi chi phí liên quan đến việc giao hàng. Bao gồm thời gian dành cho các cuộc gọi, tin nhắn, sửa đổi, di chuyển, đóng gói và sửa chữa. Sau đó hãy hỏi: 1. Việc bán hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất trong thời gian đã sử dụng? 2. Khách hàng hoặc sản phẩm nào cần làm thêm nhiều việc nhất? 3. Chi phí nào bị thiếu trong dự toán ban đầu? 4. Bước nào gây ra sự chậm trễ hoặc làm lại? 5. Quy tắc nào có thể ngăn chặn vấn đề tương tự vào tháng tới? Đừng thay đổi mọi thứ cùng một lúc. Chọn một sự mất mát lặp đi lặp lại và khắc phục quá trình xung quanh nó. Nếu có quá nhiều dự án bao gồm các bản sửa đổi chưa thanh toán, hãy cập nhật thỏa thuận dịch vụ. Nếu chi phí giao hàng thường bị bỏ sót, hãy thêm chúng vào mỗi báo giá. Nếu hàng vẫn không bán được, hãy giảm đơn đặt hàng tiếp theo và xem xét nhu cầu trước khi mua thêm. Việc ngăn ngừa mất mát thường ít liên quan đến một quyết định lớn mà tập trung nhiều hơn vào việc phát hiện sớm những rò rỉ nhỏ. Những doanh nghiệp mạnh nhất không tránh khỏi sai lầm. Họ dễ mắc lỗi hơn. Họ ghi lại chi phí, điều chỉnh quy trình và tránh lặp lại cùng một khuôn mẫu. Con số trong cụm từ “80% tổn thất bắt đầu từ đây” có thể không phù hợp với mọi công ty. Thông điệp vẫn hữu ích: khi lợi nhuận giảm, hãy xem xét các bước trước khi thua lỗ cuối cùng. Nguồn có thể là giá cả, theo dõi, tồn kho, phạm vi hoặc hồ sơ bị thiếu. Doanh thu cho thấy những gì thu vào. Việc xem xét chi phí và quy trình rõ ràng cho thấy doanh nghiệp thực sự giữ những gì.

Khi thiết bị ngừng hoạt động, lãng phí vật liệu hoặc phải sửa chữa nhiều lần, tổn thất không chỉ giới hạn ở hóa đơn sửa chữa. Tôi cũng phải xem xét việc ngừng sản xuất, đơn hàng bị trì hoãn, lao động thêm, sử dụng năng lượng và áp lực đặt lên nhóm của mình. Việc nâng cấp thiết bị có thể giúp giảm thiểu những tổn thất này khi nó dựa trên dữ liệu vận hành rõ ràng thay vì phỏng đoán. ## Bắt đầu từ nguồn gốc của tổn thất. Tôi bắt đầu bằng việc ghi lại những gì xảy ra trong hoạt động hàng ngày. - Bao lâu thì thiết bị dừng lại? - Mỗi điểm dừng kéo dài bao lâu? - Bộ phận nào thường xuyên bị hư hỏng nhất? - Bao nhiêu vật liệu bị từ chối? - Máy có tiêu tốn nhiều điện năng hơn dự kiến ​​không? - Có thể nhận được phụ tùng thay thế mà không bị chậm trễ lâu không? - Người vận hành có khó điều chỉnh thiết bị không? Nhật ký bảo trì đơn giản có thể tiết lộ các mẫu. Ví dụ, một dây chuyền đóng gói có thể dừng vài lần mỗi tuần do cảm biến bị mòn và cấp liệu không ổn định. Việc thay thế một bộ phận có thể giải quyết được lỗi ngắn hạn nhưng vấn đề rộng hơn có thể là do khả năng căn chỉnh kém, bộ phận điều khiển lỗi thời hoặc thiếu kiểm tra định kỳ. Mục tiêu là tìm ra chi phí do sự cố gây ra chứ không chỉ chi phí sửa chữa hữu hình. ## So sánh chi phí sửa chữa với chi phí nâng cấp Việc sửa chữa thiết bị cũ có vẻ dễ dàng hơn vì máy đã có sẵn. Sự lựa chọn đó có thể trở nên tốn kém khi cùng một lỗi xảy ra lặp đi lặp lại. Tôi so sánh những số liệu này: - Chi phí sửa chữa và phụ tùng thay thế hàng năm - Tổn thất sản xuất trong thời gian ngừng hoạt động - Nhân công sử dụng để điều chỉnh thủ công - Vật liệu bị mất do lỗi - Tiêu thụ năng lượng - Chi phí đào tạo và thiết lập - Tuổi thọ sử dụng dự kiến ​​sau khi nâng cấp Nâng cấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là thay thế toàn bộ máy. Một hệ thống điều khiển, động cơ, bộ cảm biến, bộ phận an toàn hoặc bộ phận cấp liệu có thể đủ để cải thiện hoạt động hàng ngày. Việc thay thế toàn bộ có thể có ý nghĩa hơn khi thiết bị có khả năng hỗ trợ linh kiện kém, tính năng an toàn lỗi thời, hỏng hóc nhiều lần hoặc năng lực sản xuất hạn chế. ## Chọn nâng cấp dựa trên nhu cầu hàng ngày Việc nâng cấp thiết bị hữu ích sẽ giải quyết được một vấn đề đã biết. Nếu tổn thất chính đến từ việc dừng thường xuyên, tôi có thể tập trung vào việc theo dõi tình trạng, các bộ phận mạnh hơn hoặc khả năng tiếp cận tốt hơn để bảo trì. Nếu chất lượng sản phẩm không ổn định, tôi có thể xem lại việc kiểm soát nhiệt độ, kiểm soát áp suất, hiệu chuẩn hoặc kiểm tra tự động. Nếu mức sử dụng năng lượng cao, tôi có thể kiểm tra động cơ, máy nén, hệ thống sưởi và thời gian vận hành không tải. Nếu người vận hành cần thực hiện quá nhiều thay đổi thủ công, giao diện điều khiển đơn giản hơn hoặc hệ thống cài đặt tự động có thể giảm thiểu lỗi điều chỉnh. Sự lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào quy trình, sản phẩm, môi trường làm việc và ngân sách sẵn có. Một chiếc máy có nhiều tính năng không phải lúc nào cũng phù hợp với một nhà máy cụ thể. ## Kiểm tra kế hoạch trước khi mua số lượng lớn. Tôi thích sử dụng kế hoạch theo giai đoạn hơn. 1. Ghi lại hiệu suất hiện tại trong một khoảng thời gian nhất định. 2. Chọn nguồn tổn thất chính. 3. Yêu cầu nhà cung cấp giải thích sự thay đổi dự kiến. 4. Kiểm tra tính tương thích với thiết bị hiện có. 5. Xác nhận cài đặt, đào tạo, bảo trì và hỗ trợ phụ tùng. 6. Kiểm tra nâng cấp trên một dòng hoặc một phần. 7. So sánh kết quả với hồ sơ gốc. Một thử nghiệm nhỏ có thể cho biết liệu bản nâng cấp có cải thiện thời gian hoạt động, chất lượng sản phẩm, mức sử dụng năng lượng hoặc khối lượng công việc của người vận hành hay không. Nó cũng mang lại cho nhóm bảo trì cơ hội xác định các vấn đề trước khi toàn bộ dự án bắt đầu. Ví dụ, một nhà máy chế biến thực phẩm có thể có một băng tải gây ra hiện tượng ùn tắc sản phẩm thường xuyên. Nhà máy có thể thử nghiệm hệ thống cảm biến mới và đường ray dẫn hướng trên một băng tải. Nếu thử nghiệm làm giảm ùn tắc mà không làm chậm đường dây thì phương pháp tương tự có thể được xem xét cho các đoạn khác. Loại thử nghiệm này không loại bỏ mọi rủi ro nhưng nó cung cấp cho nhóm mua thông tin tốt hơn. ## Kiểm tra toàn bộ chi phí sở hữu Giá mua chỉ là một phần quyết định. Tôi cũng hỏi về: - Thời gian cài đặt - Thay đổi về điện và cơ khí - Cập nhật phần mềm hoặc điều khiển - Đào tạo người vận hành - Bảo trì theo lịch trình - Bộ phận tiêu hao - Điều khoản bảo hành - Phản hồi dịch vụ - Thời gian giao hàng cho các bộ phận chính - Tùy chọn mở rộng trong tương lai Giá mua thấp hơn có thể không tạo ra chi phí vận hành thấp hơn nếu máy cần bảo trì thường xuyên hoặc các bộ phận đặc biệt. Chi phí ban đầu cao hơn có thể hợp lý khi thiết bị dễ bảo trì hơn và phù hợp với quy trình sản xuất hiện tại. Nhà cung cấp phải cung cấp chi tiết kỹ thuật rõ ràng và điều kiện dịch vụ thực tế. Tôi tránh những lời hứa không thể đo lường được. ## Giữ nhóm tham gia Người vận hành và nhân viên bảo trì thường nhận thấy vấn đề trước khi ban quản lý nhìn thấy các con số. Họ biết những điều chỉnh nào mất quá nhiều thời gian, những bộ phận nào khó tiếp cận và những lỗi nào sẽ quay trở lại sau khi sửa chữa. Tôi yêu cầu nhóm chia sẻ: - Các vấn đề vận hành thường gặp - Các lo ngại về an toàn - Các điểm khó làm sạch - Lỗi điều chỉnh thường xuyên - Các bộ phận bị hỏng mà không có cảnh báo - Các tính năng giúp bảo trì dễ dàng hơn Phản hồi của họ có thể ngăn cản việc lựa chọn thiết bị kém. Nó cũng có thể cải thiện sự chấp nhận sau khi cài đặt, vì những người sử dụng máy có tiếng nói trong quyết định. ## Đo lường kết quả sau khi cài đặt Việc nâng cấp cần được xem xét lại bằng các biện pháp tương tự được sử dụng trước dự án. Tôi theo dõi: - Số giờ ngừng hoạt động - Tần suất hỏng hóc - Chi phí sửa chữa - Vật liệu bị loại bỏ - Sản lượng mỗi ca - Mức sử dụng năng lượng - Thời gian lao động để điều chỉnh - Thời gian phản hồi bảo trì. Quá trình xem xét phải kéo dài hơn một vài ngày làm việc. Một số vấn đề về thiết bị chỉ xuất hiện sau khi vận hành lâu hơn hoặc dưới tải sản xuất nặng hơn. Nếu kết quả mong đợi không xuất hiện, tôi sẽ kiểm tra chất lượng lắp đặt, đào tạo người vận hành, cài đặt và điều kiện xử lý trước khi quyết định rằng bản thân thiết bị đã bị lỗi. Nâng cấp thiết bị không chỉ là nhiệm vụ mua sắm. Đó là một cách để kiểm soát tổn thất lặp đi lặp lại với thông tin tốt hơn, kiểm tra cẩn thận và hỗ trợ kỹ thuật phù hợp. Khi tôi kết nối việc nâng cấp với một vấn đề vận hành cụ thể, tôi có thể đưa ra quyết định rõ ràng hơn và tránh phải chi tiền cho những tính năng mà dây chuyền sản xuất không cần.

Một công cụ có thể trông có vẻ hợp lý trên giấy tờ nhưng vẫn giảm lợi nhuận hàng tháng. Tôi đã thấy các nhóm nhỏ trả tiền cho một số nền tảng giải quyết được cùng một vấn đề. Một công cụ xử lý các ghi chú của dự án, một công cụ khác theo dõi các nhiệm vụ, công cụ thứ ba gửi báo cáo và công cụ thứ tư lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng. Phí hàng tháng có vẻ có thể quản lý được. Chi phí ẩn xuất hiện trong thời gian thiết lập, nhập dữ liệu lặp lại, đào tạo nhân viên và sai sót do thông tin rải rác. Các công cụ tồi không phải lúc nào cũng thất bại một cách rõ ràng. Một số chậm. Một số khó sử dụng. Một số tạo thêm công việc trong khi hứa sẽ tiết kiệm công việc đó. Câu hỏi thực sự rất đơn giản: công cụ này có giúp nhóm của tôi hoàn thành công việc hữu ích hay nhóm của tôi dành thời gian quản lý công cụ? ## Kiểm tra toàn bộ chi phí. Tôi bắt đầu với tổng chi phí thay vì giá đăng ký. Một phép tính cơ bản bao gồm: - Phí hàng tháng hoặc hàng năm - Công việc thiết lập và di chuyển - Đào tạo nhân viên - Phí hỗ trợ - Thời gian sửa lỗi - Phí cho người dùng bổ sung hoặc phí lưu trữ - Chi phí liên quan đến các công cụ riêng biệt Một nền tảng có giá $50 mỗi tháng có thể yêu cầu vài giờ làm việc thủ công mỗi tuần. Tùy chọn đắt tiền hơn có thể giảm bớt các tác vụ lặp lại và giúp việc báo cáo dễ dàng hơn. Giá thấp hơn không phải lúc nào cũng là chi phí thấp hơn. Một nhà bán lẻ trực tuyến nhỏ có thể sử dụng một bảng tính để kiểm kê hàng hóa, một ứng dụng nhắn tin dành cho nhà cung cấp và một hệ thống kế toán cho các đơn đặt hàng. Nếu một nhân viên dành 30 phút để kiểm tra và đối chiếu hồ sơ mỗi ngày, doanh nghiệp sẽ trả tiền cho thời gian đó mặc dù bảng tính này miễn phí. ## Xem cách mọi người sử dụng công cụ Một công cụ phải phù hợp với cách làm việc của nhóm. Tôi nhìn vào quy trình làm việc hàng ngày và hỏi: - Mọi người nhập cùng một thông tin nhiều lần ở đâu? - Nhiệm vụ nào gây ra sự chậm trễ nhất? - Nhân viên có né tránh một tính năng nào đó vì nó khó hiểu không? - Nhân viên mới có thể học các chức năng cơ bản mà không cần sự giúp đỡ liên tục không? - Công cụ này có hoạt động tốt trên các thiết bị mà nhóm đã sử dụng không? Tỷ lệ chấp nhận thấp là một dấu hiệu cảnh báo hữu ích. Nếu mọi người tiếp tục quay lại email, ghi chú bằng giấy hoặc bảng tính cá nhân thì nền tảng chính có thể không phù hợp với nhu cầu của họ. Nhóm bán hàng có thể có quyền truy cập vào hệ thống quản lý khách hàng nhưng vẫn giữ thông tin liên hệ trong các tệp riêng tư. Sau đó, các báo cáo trở nên không đầy đủ, các bước tiếp theo bị bỏ lỡ và người quản lý phải dành thời gian kiểm tra các hồ sơ khác nhau. ## Tách biệt các tính năng hữu ích khỏi sự ồn ào. Nhiều tính năng hơn không phải lúc nào cũng tạo ra nhiều giá trị hơn. Nhiều doanh nghiệp trả tiền cho những chức năng nâng cao mà họ không bao giờ sử dụng. Điều này có thể làm cho giao diện khó học hơn và tạo ra nhiều cài đặt hơn để duy trì. Tôi thích một danh sách ngắn các nhu cầu thực tế: 1. Công cụ này phải giải quyết được vấn đề kinh doanh hiện tại. 2. Các chức năng cốt lõi phải dễ tìm. 3. Dữ liệu phải dễ xuất. 4. Hệ thống phải kết nối với các công cụ mà nhóm đã sử dụng. 5. Nhà cung cấp cần cung cấp thông tin hỗ trợ rõ ràng. Một bảng dự án đơn giản có thể đủ cho một nhóm nội dung nhỏ. Việc trả tiền cho việc lập kế hoạch nguồn lực phức tạp có thể tăng thêm công việc nếu nhóm chỉ cần thời hạn, chủ sở hữu nhiệm vụ và cập nhật trạng thái. ## Kiểm tra trước khi đưa ra cam kết lớn hơn Một bản dùng thử ngắn có thể tiết lộ những vấn đề mà trang bán hàng sẽ không hiển thị. Tôi yêu cầu một số thành viên trong nhóm hoàn thành các nhiệm vụ bình thường trong thời gian dùng thử. Họ có thể tạo hồ sơ khách hàng, cập nhật đơn hàng, chuẩn bị báo cáo hoặc giao nhiệm vụ cho người khác. Tôi ghi lại: - Thời gian cần thiết cho mỗi công việc - Các câu hỏi được đặt ra trong quá trình sử dụng - Lỗi hoặc trùng lặp mục - Các bước cần thực hiện thủ công - Các tính năng chưa được sử dụng Những người sử dụng công cụ hàng ngày nên tham gia kiểm tra. Người quản lý có thể thích bảng điều khiển, trong khi nhân viên có thể gặp khó khăn với việc nhập dữ liệu cơ bản. Cả hai quan điểm đều quan trọng. ## Đánh giá hiệu suất sau khi khởi chạy Việc chọn công cụ chỉ là một phần công việc. Tôi xem xét giá trị của nó sau khi nhóm đã sử dụng nó trong một khoảng thời gian hợp lý. Các biện pháp hữu ích có thể bao gồm: - Tiết kiệm thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại - Số lần chỉnh sửa thủ công - Thời gian đáp ứng yêu cầu của khách hàng - Thời gian chuẩn bị báo cáo - Sự chấp nhận của người dùng - Chi phí vận hành hàng tháng Mục tiêu không phải là làm cho mọi tác vụ nhanh hơn. Mục tiêu là giảm nỗ lực lãng phí và hỗ trợ công việc tốt hơn. Một công ty dành ít thời gian hơn để chuẩn bị báo cáo hàng tuần có thể sử dụng thời gian đó để liên hệ với khách hàng, kiểm tra hàng tồn kho hoặc cải thiện dịch vụ. Lợi ích đó sẽ được nhìn thấy trong phần đánh giá. ## Loại bỏ các công cụ tạo ra nhiều công việc hơn Giữ một công cụ không sử dụng có thể an toàn hơn là loại bỏ nó. Trong thực tế, nó có thể gây thêm nhầm lẫn. Trước khi kết thúc dịch vụ, tôi kiểm tra các tùy chọn xuất dữ liệu, điều khoản hợp đồng, quyền truy cập của người dùng và liên kết đến các hệ thống khác. Tôi cũng cung cấp cho nhóm một quy trình thay thế rõ ràng. Việc loại bỏ một nền tảng không có kế hoạch có thể tạo ra những vấn đề mới. Quan điểm của tôi rất đơn giản: mọi công cụ phải có chức năng rõ ràng, chủ sở hữu được biết đến và cách đo lường giá trị của nó. Nếu không ai có thể giải thích tại sao doanh nghiệp vẫn trả tiền cho nó thì công cụ này xứng đáng được xem xét. Phần mềm tốt không cần phải gây ấn tượng với tất cả mọi người. Nó cần giúp đúng người hoàn thành đúng nhiệm vụ với ít trở ngại hơn. Lợi nhuận được cải thiện khi nhóm dành nhiều thời gian hơn để phục vụ khách hàng và dành ít thời gian hơn cho các công cụ họ sử dụng. Bạn muốn tìm hiểu thêm về các xu hướng và giải pháp của ngành? Liên hệ với Elena Li: liyuanyuan0317@gmail.com/WhatsApp +8615332154308.

Tài liệu tham khảo R. Keith Mobley — 2002 — Giới thiệu về Bảo trì dự đoán John Moubray — 1997 — Bảo trì lấy độ tin cậy làm trung tâm LCM Kester — 2018 — Tổng chi phí sở hữu trong quản lý thiết bị Stephen A. Ross — 2014 — Tài chính doanh nghiệp và lợi nhuận kinh doanh Michael E. Porter — 1985 — Lợi thế cạnh tranh Thomas H. Davenport và Jeanne G. Harris — 2007 — Cạnh tranh trên phân tích